I 概要と範囲
本プライバシーポリシーは、ホッティンガー・ブリュエル・ケアー（HBK）による個人データの取扱いに関する情報を提供するものであり、「Spectris Dynamics」部門に属する関連企業も含まれます。このプライバシー通知は2024年12月に最終確認されており、今後変更される可能性があります。定期的に変更がないか確認することをお勧めします。
HBKは、採用候補者および今後雇用される従業員、ならびに実習生などHBKの監督下で勤務する一時的な労働者のすべての個人データの取扱いに関する管理者です。HBKの関連会社のいずれかに応募された場合、その関連会社はお客様の個人データの取扱いに関する共同管理者となります。当グループに関する詳細は、本プライバシーポリシーの第VI項「お客様の個人データにアクセスする権限を有する者について」をご参照ください。
II 当社がお客様の個人データをどのような目的で取扱っているのか
当社は以下の目的でお客様の個人データを取扱います：(i) ホッティンガー・ブリュエル・ケアー（HBK）における採用プロセスおよびそれに関連する方針・慣行の管理および運営、(ii) ホッティンガー・ブリュエル・ケアー（HBK）での採用に関するお客様のご関心についてのご連絡、ならびに (iii) 適用される法令の遵守。採用プロセスには、次のものが含まれる場合がありますのでご注意ください。
- 候補者評価
- 就職前スクリーニング
- 雇用参照
- 健康診断
応募プロセスにおいて性別情報の提供を選択された場合、当社はこの情報を、社内の多様性・インクルージョンおよび一体感の推進プログラムの一環として処理し、組織内における多様性および平等な機会の促進を目的として取扱います。
米国法に基づく「連邦政府契約業者（Federal Contractor）」である当社の関連会社の求人に応募される場合、人種・民族、保護対象となる退役軍人の資格、障がいの有無についてご提供をお願いすることがあります。この種のデータを提供することを選択した場合、平等な機会の監視および報告の目的で使用いたします。
ご自身で申告された障がいの状況に関する情報は、採用プロセスにおいて必要な配慮（例：面接時の調整など）を行うために使用いたします。
この多様性情報の提供は完全に任意であり、仕事の決定には関係ありません。
III 本目的における個人データ処理の法的根拠について
ホッティンガー・ブリューエル・アンド・ケアー（HBK）および／またはその事業会社が、候補者を効率的かつ適切に評価・選考できるようにするという正当な利益に基づき、お客様の個人データを処理いたします。
潜在的な採用候補者に対する入社前のスクリーニングは、セキュリティ上の理由や輸出管理、贈収賄防止、倫理・コンプライアンス、ならびに当社が遵守すべきその他の法的または規制上の義務に関連して実施されます。
人種、国籍または民族的出自、宗教的・哲学的・倫理的信念、性的指向などの特別カテゴリーのデータは、法令で許可または義務付けられている範囲内で、平等な機会の監視の一環として処理いたします。
現地法で求められる場合、特別な配慮が必要な個人データはお客様の同意に基づき処理いたします。
IV. 当該目的において処理する個人データについて
当社へのご応募に際し、以下のカテゴリーの個人情報を収集、保管、利用いたします。
- 当社のアプリケーションフォームで提供された情報。氏名、役職、電話、電子メール、自宅住所、市民権ステータス、職歴、資格などが含まれます。
- カバーレターまたは履歴書に含まれるすべての情報（例：所属している専門団体、職歴および学歴など）。
- 応募者がプロフェッショナル向けのソーシャルネットワーキングサイト（例：LinkedIn）に公開された情報。
- 仕事の応募に関するHBKおよび/または関連する事業会社とのやり取り（参照を含む）。
- また、信用状況の評価、就労資格の証明、および未執行の過去の犯罪歴の確認に必要な個人データを処理する場合があります。
- 性別などの多様性および平等な機会に関する質問の一環として、お客様が任意でご提供される情報や、人種、国籍または民族的出自といった特に配慮が必要な個人情報。
また、紹介者、人材紹介会社、身元調査業者を通じて第三者から提供された個人データを収集する場合があります。
V 個人データの保持期間
米国：
米国に所在する当社グループのいずれかの事業体にご応募いただいた場合、ご応募の日から24ヶ月間、お客様の個人データを保有いたします。この期間中、ご応募いただいた職種に類似する求人についてご連絡を差し上げる場合がございます。ただし、[email protected] 宛に件名「Opt out」のメールを送信いただくことで、ご連絡を希望されない旨をお知らせいただけます。
その他の国：
HBKまたはその関連会社における他の求人に対する適性を検討するため、ご応募の日から最長1年間、お客様の個人データを保有いたします。ご応募いただいた職種に類似する求人についてのご連絡をご希望されない場合は、件名を「Opt out」として [email protected] 宛にメールをお送りください。「オプトアウト」をされた場合でも、お客様の個人データは、ご応募の目的に必要な期間、または法令や当社の正当な利益に基づき別途定められた期間までは保有されます。
HBKの従業員となった場合、個人データは従業員プライバシー通知の対象となります。
VI. 個人データのアクセス権者について
HBKは、グローバルに事業を展開するSpectris Groupに所属しています。Spectris Groupの事業本部は、UK（イギリス）、Netherlands（オランダ）、Germany（ドイツ）、Denmark（デンマーク）、US（米国）にあります。お客様の個人データは、アクセスが必要な者にのみ提供されますが、上記セクションIIに記載された目的の範囲内で、グループの関連会社およびお客様の所属国以外の従業員にもアクセスされる場合があります。例えば、管理サービスやサポートサービスを提供する場合や、応募する職種が自分とは異なる国に拠点を置く担当者に報告する場合などが該当します。また、お客様の情報は、ヨーロッパにある当社の中央人事システムに保管されます。お客様の個人データが十分に保護されるよう適切な措置を講じます。当社グループのデータ保護プログラムの詳細については、[email protected]までお問い合わせください。
内定が出された後、候補者に対する制裁リストの照合を行うために、お客様の個人データがAEB SE（「AEBグループ」）に提供される場合があります。その他の場合、法律で要求される場合を除き、お客様の個人データが第三者に提供されることはありません。
選択プロセスの一環としてお客様のデータを第三者評価プロバイダと共有する場合は、事前にその旨をお客様に通知します。本通知には、本文書に記載されているように、この第三者と個人データを共有する理由が含まれます。
VII. 個人データの安全管理について
HBKおよびその事業会社は、お客様の個人データの機密性とセキュリティを確保するために十分な保護措置を講じています。当社は、お客様の個人データを、偶発的または不正な破壊、偶発的な紛失、損傷、改ざん、不正な開示またはアクセス、並びに不要な収集を含むがこれに限らないあらゆる不正な処理やさらなる処理から保護するために、適切な技術的、物理的および組織的対策を実施しています。
VIII.お客様の権利
お客様は、当社の個人データの処理に関して、適用されるデータ保護法に基づき、多数の権利を有します。これらには以下が含まれます：
- 個人データへのアクセスを要求する権利
- 当社が保有する個人データの訂正を要求する権利
- 特定の条件に従い
- 個人データの消去を要求する権利
- お客様の個人データの処理の制限を要求する権利
- 個人データを他の管理者に移転させる権利
- 処理の基盤としてお客様の同意に依拠している場合には、その同意を撤回する権利。
- そして、データ保護当局（例：デンマークの場合はデンマークデータ保護庁）に苦情を申し立てる権利。他の関連当局のリストはこちらにあります。
権利の行使を希望する場合は、関連する詳細情報をHBKデータ保護チーム（ [email protected]）に提供してください。
ご不明な点やデータ保護に関するご質問がある場合は[email protected]までお問い合わせください。
